Chaque structure sollicitée a des critères de sélection précis. Il est dès lors impératif d’en prendre connaissance dans le détail avant d’envoyer une demande. Certains documents sont cependant récurrents.
C’est le cas notamment :
- – du dossier de présentation du projet
- – de la lettre de motivation (synthétique et articulant le montant)
- – du budget prévisionnel et équilibré du projet
- – du formulaire fourni par la structure sollicitée
Le dossier de présentation
Celui-ci se veut précis et synthétique. Il est important que la personne qui lira votre dossier se rende compte dès la première page du sujet et de la pertinence du projet vis-à-vis du type de soutien accordé par sa structure.
De manière générale, un dossier de présentation doit contenir :
- – une description détaillée du projet
- – une biographie de l’artiste/du groupe mentionnant le style de musique, la discographie, les événements marquants (p. ex. festivals importants)
- – un accès aux productions de l’artiste/du groupe (liens d’écoute / CDs)
- – un calendrier de mise en œuvre du projet
- – un résumé du budget incluant le montant demandé
- – un dossier de presse
- – les coordonnées complètes de la personne de contact du groupe (adresse, téléphone, mail)
- – les coordonnées bancaires du groupe et/ou un bulletin de versement
Le budget prévisionnel
Celui-ci doit être détaillé, réaliste et équilibré (les dépenses doivent être égales aux recettes).
Il doit notamment inclure :
- – le détail des dépenses et des recettes liées au projet ;
- – le plan de financement (recettes estimées, investissement, subvention demandée, structures sollicitées) ;
- – les éventuels devis, justificatifs et autres attestations déjà obtenues
Un business plan et un plan marketing peuvent être demandés dans certains dossiers (par ex.Musique +) voici nos définitions :
Business plan
Dans une demande de soutien pour un projet culturel, il s’agira d’analyser votre potentiel et votre place sur le marché que vous convoitez. Cela peut prendre en considération des indications sur la situation du marché, qu’est-ce qui existe déjà, comment vous percevez son évolution, comment vous comptez développer le projet présenté ; à quelles échéances (un déroulé schématique des différentes étapes) et, le cas échéant, avec quels partenaires (agences, labels, associations, institutions, collaborations artistiques…).
Finalement, cela peut se résumer à présenter une auto-évaluation de votre projet.
Plan marketing
Le plan marketing recense les actions concrètes visant à diffuser et promouvoir son projet auprès du public. Il donne des indications quantitatives et qualitatives (public cible, opérations à mener, chiffres à atteindre, échéances, etc.). Il énonce notamment la stratégie de diffusion et de promotion du projet (achat de publicité-promotion-diffusion, distribution physique et/ou digitale).
Calendrier de mise en œuvre
Un calendrier ou plan de mise en œuvre reprend les principaux éléments de votre projet et vous permet de définir comment les atteindre et en combien de temps. Ce type de plan, généralement décliné sous forme de tableau ou de liste permet clarifier le déroulement des activités. Construit comme une chronologie visuelle, il fournit une vue d’ensemble du projet et peut être plus facile à suivre que le format d’un planning conventionnel. Ce dernier vous aide à gérer votre temps et vos ressources, à minimiser les risques et à maximiser les opportunités, ainsi qu’à suivre vos progrès au fur et à mesure de la mise en œuvre et à respecter vos délais. Evidemment, cette projection s’adapte aux réalités du projet et du terrain.
Outils pratiques
Si les outils bureautiques habituels (Word, Powerpoint, Excel) sont suffisants pour réaliser un dossier, il existe d’autres applications qui peuvent améliorer la qualité de présentation de vos documents :
Canva
Cet outil de mise en page dispose d’un large panel de modèles et d’une interface graphique permettant d’adapter le style de votre document et de lui donner une esthétique agréable qui peut représenter une plus-value s’il est bien utilisé.
Modifier, diviser, fusionner ou compresser un document PDF
Plusieurs outils en ligne vous permettent de modifier vos documents PDF. Le site smallpdf.com en est un relativement complet. Lorsque vous n’avez que quelques actions à accomplir, ses services sont gratuits.
